Para ter resultados positivos e um trabalho eficiente, é preciso ter um bom gerenciamento das suas ações. Entenda como usar a planilha Excel no controle de obras.
O mercado oferece uma diversidade de ferramentas que tem a função de organizar e ajudar no gerenciamento, tanto de uma obra quanto da própria construtora. Mas a mais usual é a planilha Excel no controle de obras, pela praticidade e facilidade no gerenciamento de dados. Neste conteúdo vamos dar algumas dicas de como usar esta ferramenta e tirar dela os melhores resultados.
Como usar o cronograma de obras do Excel
O cronograma de obras do Excel permite que você faça o acompanhamento da construção com a possibilidade de identificar, em tempo hábil, algum atraso e poder ajustar a mão de obra, de forma eficiente, para que o problema seja resolvido e a obra entregue dentro do prazo e orçamento previsto.
Desta forma, muitas empresas preferem utilizar esta ferramenta para acompanhar os processos dentro do canteiro de obras e no próprio escritório. A planilha Excel, oferece versatilidade e facilidade para manusear e atualizar as informações, tanto na construção civil quanto em outros setores, e pode ser alimentada, não apenas por um agente, mas por outras pessoas de dentro do departamento de obras.
Ainda oferece a opção de criar planilhas e gráficos para fazer o acompanhamento todo o financeiro da obra, como fluxo de caixa, entradas e saídas, além do passo a passo de todas as etapas da obra.
A planilha Excel dispõe de recursos avançados para compartilhar informações com os demais segmentos da obra, e fazer com que outros profissionais tenham acesso, além de realizar o acompanhamento da obra em tempo real.
1- Atualize sua planilha diariamente
Aquele ditado que diz: “não deixe para amanhã o que pode fazer hoje”, se encaixa muito bem quando o assunto é planilha do Excel. Como o lançamento de informações é feito de forma manual, preencha a planilha assim que você tiver os dados em mãos, para não correr o risco de deixar alguma informação importante sem lançar e que vai gerar problemas logo ali na frente.
Faça o preenchimento das informações de forma completa, com todos os detalhes necessários para o controle da obra. Por exemplo na compra de materiais, preencha todos os campos, como:
👉Nome da construção;
👉 Fornecedor;
👉Número da nota fiscal do pedido;
👉Data em que foi feito o pedido;
👉Data de vencimento do pagamento;
👉 Data de entrega do material;
👉Descrição de todos os itens ou serviço de forma detalhada.
2 – Acompanhe e registre diariamente o andamento da obra
Para fazer um bom gerenciamento e controle, deve haver a atualização diária da execução do serviço, o quanto evoluiu se está dentro do planejado para que seja entregue no prazo estipulado ou já organizar uma forma de rever este problema e ajustar de acordo com a necessidade. Por isso é importante ficar atento a todos os passos e registrar, assim você tem uma maneira mais visual e assertiva para fazer o acompanhamento.
Além disso, neste item também é importante fazer um diário de obra para manter na pasta de trabalho. Ali você pode registrar todos os acontecimentos do dia, se foram registrados problemas, como foram resolvidos, como foi a evolução da construção e com quantos profissionais foi possível concluir uma determinada etapa. Este registro você deve guardar e utilizar nas próximas etapas ou mesmo para outras obras, como uma referência.
3 -Tenha o controle do fluxo de caixa
Dentro de todo o processo de uma construção, com certeza, manter a planilha de orçamento de obras atualizada, além de fazer um acompanhamento em tempo real, é o fator fundamental para o sucesso do empreendimento. Registrar todo o recurso que entra e sai do caixa, fazer um comparativo com as datas de pagamento tanto de funcionários quanto de materiais, é essencial para garantir o futuro da construtora e o final de cada obra com o lucro previsto.
Ainda dentro do arquivo do Excel, com esta visão financeira, é possível os gestores da empresa, definirem pelo melhor momento de realizar uma compra ou ainda negociar o pagamento de equipamentos e materiais de forma parcelada, ou se a vista fica mais vantajoso.
4- Mantenha os documentos atualizados
Cada obra precisa ter uma documentação específica, para o planejamento e execução da obra. Isso começa pelos projetos, as licenças que precisam ser requisitadas junto aos órgãos públicos competentes, os impostos pagos, entre outros. Tudo isso precisa estar devidamente registrado dentro da planilha de controle de obras, bem como o documento físico, se acaso houver fiscalização.
Lembrando que estes documentos têm custos para a liberação e dependendo do caso e da necessidade, ainda exigem o acompanhamento de profissionais especializados. Se acaso for ignorado este cuidado, pode gerar prejuízos com encargos ou ainda embargo da execução da obra.
5 – Faça um acompanhamento eficiente
Todas estas dicas que citamos, só terão resultados positivos, se o gestor fizer o acompanhamento de todos os passos da obra de forma eficiente e com olhar profissional. Além de manter a planilha Excel no controle de obras atualizada, faz parte do processo, ter um acompanhamento presencial de todas as etapas da construção.
De nada resolve fazer cálculos do passo a passo de cada etapa antes de iniciar a execução, se depois que a obra começar a ser edificada, não fazer a verificação no canteiro se realmente o planejamento está sendo executado e cumprido conforme foi elaborado. Fazer o acompanhamento diário é uma das formas de identificar possíveis gargalos, possibilitando corrigir as falhas antes que prejudiquem o andamento da obra como um todo.
E então, achou interessante estas dicas? Se identificou? Está seguindo todos os passos ao usar a planilha Excel para o controle de obras?
Então continue acompanhando nosso blog e tenha mais informações importantes para o gerenciamento da sua construtora e das suas obras.
