A gestão de fornecedores em obras é um elemento essencial para o sucesso de projetos de construção. As empresas precisam lidar com uma variedade de fornecedores, desde aqueles que fornecem materiais até subempreiteiros e serviços especializados.
Com isso em mente, em nosso blog post de hoje iremos discorrer sobre como utilizar planilhas para uma gestão eficiente de fornecedores em obras, fornecendo dicas técnicas para simplificar o processo e maximizar a eficácia. Prossiga com a leitura e confira!
Qual a importância da gestão de fornecedores em obras?
A gestão de fornecedores desempenha um papel fundamental na indústria da construção civil, sendo um componente crítico para o sucesso de projetos. Ela é importante por várias razões, como para manter a qualidade dos materiais e serviços fornecidos, sendo algo essencial para garantir a segurança, a durabilidade e a qualidade global da obra.
Lembre-se: fornecedores confiáveis garantem que os produtos atendam aos padrões necessários, evitando problemas futuros.
Além disso, a gestão eficaz de fornecedores contribui para o cumprimento de prazos. Fornecedores que entregam materiais e serviços no momento certo ajudam a manter o cronograma do projeto, evitando atrasos que podem resultar em custos adicionais e impactar negativamente a reputação da construtora.
A gestão de fornecedores também é crucial para o controle de custos, já que é necessário negociar preços competitivos com fornecedores e manter registros financeiros precisos ajuda a manter o orçamento sob controle, melhorando a rentabilidade do projeto. Além disso, o gerenciamento adequado contribui para a conformidade com normas e regulamentações, reduzindo o risco de problemas legais.
Como utilizar as planilhas para uma gestão de fornecedores eficiente?
Apesar de as planilhas serem – até hoje – muito utilizadas pelas construtoras, muitos não sabem como aproveitar seu extenso potencial de organização ou como trabalhar com elas de forma eficiente. Sendo assim, veja a seguir nove dicas que podem melhorar essa questão para sua empresa!
1 – Cadastro de fornecedores
Crie uma planilha que inclua informações detalhadas de todos os fornecedores com os quais a empresa trabalha. Isso deve incluir nome, contato, tipo de fornecedor, produtos ou serviços fornecidos e detalhes de registro, como CNPJ.
2 – Avaliação de desempenho
Acompanhe o desempenho de cada fornecedor ao longo do tempo. Crie métricas específicas, como cumprimento de prazos, qualidade dos materiais, conformidade com regulamentos e histórico de preços.
3 – Controle financeiro
Registre todas as transações financeiras com os fornecedores na planilha, incluindo cotações, faturas, pagamentos e quaisquer termos de pagamento acordados.
Leia também: Como fazer o controle de gastos na construção civil
4 – Estoque e pedidos
Se os fornecedores fornecem materiais, utilize a planilha para controlar os níveis de estoque e registrar pedidos. Isso ajuda a garantir que os materiais estejam disponíveis quando necessário, evitando atrasos.
Leia também: Planilha para controle de estoque de obras: Como ela pode te ajudar
5 – Critérios de avaliação
Desenvolva critérios claros de avaliação de fornecedores, levando em consideração fatores como preço, qualidade, pontualidade, conformidade regulatória e histórico de desempenho.
6 – Contratos e documentação
Mantenha registros de contratos com fornecedores, incluindo datas de vencimento, termos acordados e cláusulas importantes.
7 – Comunicação e registros
Registre todas as comunicações com fornecedores na planilha, incluindo e-mails, telefonemas e reuniões. Isso ajuda a manter um histórico de interações importantes.
8 – Revisões periódicas
Realize revisões regulares da planilha de fornecedores para identificar oportunidades de melhoria e problemas potenciais. Isso garante que os fornecedores estejam alinhados com as necessidades da empresa.
9 – Sistema de alerta
Crie alertas na planilha para acompanhar prazos de pagamento, renovação de contratos e outros eventos importantes relacionados aos fornecedores.
Como realizar uma gestão de fornecedores em planilhas de forma inovadora?
Além dos itens que comentamos anteriormente, muitas empresas buscam formas diferentes e criativas de otimizar seus processos em planilhas, como forma de aumentar sua gama de possibilidades com o uso dessa ferramenta.
Com isso em mente, separamos cinco dicas que podem ajudar sua empresa nessa questão. Confira-as a seguir!
1 – Classificação dinâmica de fornecedores
Crie uma planilha que utilize algoritmos para classificar automaticamente os fornecedores com base em critérios como preço, qualidade e histórico de desempenho. Isso permite que a planilha sugira os fornecedores mais adequados para cada projeto.
2 – Feedback em tempo real dos trabalhadores no canteiro de obras
Use planilhas acessíveis por dispositivos móveis para permitir que os trabalhadores no canteiro de obras forneçam feedback instantâneo sobre a qualidade dos materiais e serviços dos fornecedores. Isso pode ser integrado à planilha principal.
3 – Gestão de inventário colaborativo
Crie uma planilha colaborativa que permita que fornecedores atualizem os níveis de estoque disponíveis em tempo real. Isso ajuda a evitar escassez de materiais.
4 – Plano de contingência automático
Configure a planilha para criar automaticamente um plano de contingência quando um fornecedor enfrentar problemas, como atrasos ou falhas na entrega. Isso permite uma resposta rápida a eventos inesperados.
5 – Análise de dados preditiva
Utilize técnicas de análise de dados preditiva na planilha para prever tendências futuras de desempenho do fornecedor e tomar decisões proativas com base nesses insights.
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